פעמים רבות אנו מקיימים ישיבות רבות משתתפים בבית הספר, בין אם במסגרת פגישות צב"מ או בהקשרים אחרים. כדי שפגישות כאלו יהיו יעילות, חשוב לתכנן אותן היטב.
בשגרת הניהול של בית הספר, אנו נדרשים לקיים פגישות עבודה וישיבות עם משתתפים רבים – בין אם במסגרת פגישות צב"מ או בהקשרים אחרים. לעיתים קרובות, מרגישים המשתתפים כי ישיבות אלו אינן יעילות, ולא משיגות את מטרתן.
חשוב להפוך את הישיבות לאפקטיביות יותר, לא רק כדי לקדם את הנושאים הנידונים בהן, אלא גם כדי לחזק את המוטיבציה של המשתתפים בפגישות אלו ולהניע אותם לקחת חלק פעיל בפגישות וביישום ההחלטות העולות בהן.
הנה מספר טיפים לניהול ישיבה רבת משתתפים אפקטיבית:
- הכינו מפת דרכים
תכננו מראש את תכנית הישיבה: על מה נדבר, באיזה סדר וכמה זמן נקדיש לכל נושא, והציגו את התכנית למשתתפים. הקפידו לעמוד בזמנים שקבעתם, והזכירו למשתתפים מדי פעם איפה אנחנו עומדים במפת הדרכים, תוך כדי הפגישה.
- נהלו את סדר הדוברים
ישיבה עם משתתפים רבים מחייבת ניהול נכון של סדר הדוברים, כדי לאפשר לכולם להתבטא ולוודא שהישיבה מתנהלת בצורה מסודרת. ניתן לקבוע סדר קבוע, או להגדיר תוך כדי הישיבה את סדר הדוברים לזמן הקרוב. חשוב להקציב זמן לדוברים, כדי לאפשר לכולם להתבטא, וכדי שלא להלאות את שאר המשתתפים.
- חברו את המשתתפים
דאגו לחבר את המשתתפים ליעדים והתפיסות של בית הספר, העומדים בבסיס הנושאים הנידונים בפגישה. כך תהיה להם תמונה רחבה יותר של התהליכים שאתם מקדמים, והם ירגישו שייכות וחיבור למתרחש בישיבה.
- הקשיבו היטב
הקפידו להקשיב היטב לרעיונות של כלל המשתתפים. אל תתגוננו ואל תמהרו להגיב – תנו לאחרים לדבר ולהתבטא. בהמשך הפגישה תוכלו להתייחס לרעיונות שהעלו המשתתפים, ולהדגיש את הרעיונות הטובים אותם תרצו לאמץ. כך תגרמו למשתתפים להרגיש משמעותיים ותחזקו את המוטיבציה שלהם להשתתף בישיבה ולהיות פעילים ביישום המסקנות שלה.
- סכמו את הישיבה
דאגו לסכם ולהפיץ את סיכום הישיבה בין המשתתפים. זה מראה על התייחסות רצינית לפגישה ולדיון שנערך בה, מונע אי הבנות, ומסייע ליישום מסקנות הפגישה.
- תחשבו יצירתי
לצד הסדירויות הקבועות והמבנה הפורמלי של הישיבה, הקפידו לרענן את האווירה מדי פעם בפעם ולשבור את השגרה במשחק, סרטון או הפעלה. כך תוכלו 'לשבור את הקרח' ולפתוח את האווירה והדיונים בישיבה, וכך גם תתנו למשתתפים תחושה שהשקעתם בהכנת הישיבה, והם יתייחסו ברצינות רבה יותר לשאר חלקי הישיבה.
הנה מספר רעיונות לפעילויות שאפשר לעשות בישיבות רבות משתתפים:
משחקי פרגון:
- מעבירים כדור בין המשתתפים, ומי שמסר את הכדור נדרש לפרגן למי שקיבל אותו.
- פותחים את הישיבה בסבב בו כל אחד ואחת מציגים דבר חיובי שהוא זוכר מהישיבה הקודמת.
משחקי ניהול פגישה:
- שרביט רשות הדיבור: מביאים שרביט או כל חפץ אחר, ורק מי שאוחז בחפץ רשאי לדבר.
- נותנים למשתתפים שלט עם סמיילי, סימן לייק או אימוג'י אחר, והם יסמנו איתו כאשר ירצו להתייחס לדברים שנאמרו בפגישה.
משחקים ליצירת עניין:
- הכינו משחק מסלול /סולמות וחבלים, עליו מוצגים הנושאים בהם תעסקו. במהלך הישיבה, התקדמו במשחק עם במקביל להתקדמות בדיון על הנושאים השונים.
- ערכו חידון על תכנים שקשורים לנושאים שנידונים בישיבה.
כלי נוסף בו תוכלו לעשות שימוש הוא שאלון 'בחנו את עצמכם', אותו אפשר לבקש מהמשתתפים לבצע בין הפגישות. המטרה היא לעודד את המשתתפים להיות פעילים ושותפים, ולבחון את עמדותיהם ביחס למידת האפקטיביות של הישיבות.
הדוגמה שלפניכם מתייחסת למשתתפי הצב"מ, אבל אפשר להמיר אותה לכל סוג ישיבה אחרת, ולשנות את תוכן השאלות בהתאם לצורך:
בחנו את עצמכם: האם אתם תורמים ונתרמים כחברי צוות בצב"מ?
לפניכם מספר שאלות שיסייעו לכם להבין באיזו מידה ובאלו תחומים אתם תורמים ונתרמים מההשתתפות בצב"מ. באמצעות השאלון תוכלו גם להתבונן באלו תחומים תוכלו להשתפר כדי להיות שותפים פעילים יותר בפגישות הצב"מ הבאות.
בחרו את האפשרות הנכונה ביותר, בין 1 ל-5, כאשר 5 מייצג אמירה שנכונה ביותר לגביכם, ו-1 מייצג אמירה שאיננה נכונה כלל.
| לקחתי חלק בהכנת הצב"מ | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 |
| הגעתי לצב"מ עם הבנה ברורה איך הדברים יוצגו ומה תפקידי | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 |
| במהלך הצב"מ הצלחתי להביע את דעותיי ותפיסותיי | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 |
| לו זר היה נקלע לצב"מ וצופה בי, הוא היה מגדיר אותי כשותף משמעותי לעשייה | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 |
| הצלחתי בצב"מ לקדם חשיבה ולהאיר נקודות עיוורון | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 |
| השתתפתי בהצגת תכנים בצב"מ | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 |
| במהלך הצב"מ קיבלתי ידע וכלים משמעותיים שלא הכרתי קודם לכן | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 |
| יצאתי מהצב"מ עם תובנות הנוגעות לעשייה ולאתגרים של בית הספר | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 |
| יצאתי מהצב"מ עם הבנה ברורה של המשימות שעליי לעשות | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 |
סיכום ניקוד:
9-15 תרמתם ונתרמתם בצורה מעטה.
16-30 תרמתם ונתרמתם מהצב"מ ברמה סבירה.
31-45 תרמתם ונתרמתם מהצב"מ בצורה טובה מאוד.
נגישות